Á nýju ári er eðlilegt að margir hafi það að markmiði að koma sér aftur af stað í rútínu á ný eftir frí. Ótal magn hluta geta haft áhrif á það hversu vel tekst til að koma okkur aftur af stað og einn mikilvægur þáttur þess er án efa góð tímastjórnun.
Samkvæmt heimasíðu Mindtools er skilgreining á tímastjórnun sú aðferð sem hver og einn nýtir sér til að skipuleggja sinn tíma í vinnu og önnur verkefni. Alltof algengt og frekar einkennandi fyrir nútíma samfélag er að fólki líði líkt og það hefur á herðum sér töluvert meira magn af verkefnum heldur en það hefur af tíma til þess að klára verkefnin. Með góðri yfirsýn og skipulagi á tíma okkar er auðveldara að koma meiru í verk. Það gæti einmitt hljómað sem eyðsla á dýrmætum tíma að lesa og fræðast um tímastjórnun og eyða tíma í skipulagningu en ávinningur þess getur verið mikill. Góð tímastjórnun getur dregið úr álagi og streitu.
Við eigum öll jafn marga klukkutíma á hverjum degi og fer það mikið til eftir okkur sjálfum hvernig og hversu vel við nýtum þessa klukkutíma. Gott er að hafa það sem reglu að bera virðingu fyrir okkar eigin tíma sem og tíma annarra.
Ávinningur góðrar tímastjórnunar:
– Lægra streitustig
– Aukin sóknarfæri
– Fleiri tækifæri til þess að uppfylla fyrirfram sett markmið
– Meiri framleiðni og verkgleði
Afleiðingar lélegrar tímastjórnunar:
– Hærra streitustig
– Frestunarárátta
– Slæm og óskilvirk vinnugæði
– Óskipulagshæfni
– Minni framleiðni og verkgleði
Hér verða settar fram nokkrar hugmyndir, sem finna má meðal annars á heimasíðu LifeHack, af aðferðum til þess að auka hæfileika okkar þegar kemur að tímastjórnun og þar með til að öðlast aukinn ávinning þegar kemur að mikilvægum verkefnum.
Forgangsröðun verkefna
Alltof algengt er að einstaklingar taki að sér fleiri verkefni en ráðlegt er að yfirstíga hverju sinni. Slíkt getur auðveldlega leitt af sér stress og kulnun. Í þessum skilningi á forgangsröðun er ekki átt við að koma sér undan skyldum sínum heldur hugsa út í þann þátt að stjórna verkefnum rétt eftir mikilvægi þeirra. Í upphafi hvers dags getur það hjálpað að búa til lista yfir yfirvofandi verkefni og raða þeim niður eftir því hversu mikilvæg þau eru og hvaða verkefni æskilegt væri að klára fyrst og svo koll af kolli. Með þessu einbeitum við okkur frekar að mikilvægari verkefnum heldur en þeim sem ómikilvægari eru og oft á tíðum taka af okkur dýrmætan tíma og orku. Þegar við erum meðvituð um hvar vænlegast er að eyða orkunni okkar, þá fara hlutirnir frekar að gerast.
Áætlunargerð og tímamörk
Að hafa meðferðis einhverskonar dagbók, allt frá lítilli vasadagbók upp í snjallsíma, til þess að skrifa niður mikilvæga hluti, viðburði og fleira, aðstoðar okkur við að skila af okkur verkefnum á réttum tíma. Að haka við þá þætti sem kláraðir hafa verið getur gefið okkur tilfinningu um lokið afrek sem veitir okkur aukna hvatningu til frekari vinnu. Gott er að verðlauna okkur hóflega fyrir vel unnin störf til að auka hvatningu. Einfaldir „ToDo“ listar sem innihalda raunhæf verkefni eru þar lykilþættir. Sumir kjósa að aðgreina slíka lista í: vinnu, heimili og persónulega hluti en þar er árangursríkt, eins og kom fram hér að ofan, að hafa mikilvægustu verkefnin efst og síðan koll af kolli. Að hafa hlutina sjónrænt hjálpar okkur óneitanlega við að halda okkur við efnið. Vænlegt er að hafa ekki of marga bolta á lofti í einu, frekar að einbeita sér að einu verkefni og klára það og hefja svo vinnu við það næsta.
Sigrast á frestunaráráttunni
Frestunarárátta hefur neikvæð áhrif á framleiðni. Að forðast eða sigrast á frestunaráráttu getur reynst mörgum erfitt. Við leitumst oft í það að fresta þeim verkefnum ítrekað sem reynast okkur krefjandi og flókin eða jafnvel þeim sem þykja alltof einföld. Að fresta verkefni getur gefið vellíðan í stuttan tíma en til lengri tíma samviskubit og aukna streitu. Frestun á verkefnum leiðir oft til þess að verkefnin verða erfiðari heldur en þau hefðu verið ef tekist hefði verið á við þau strax. Hér snýst þetta um aga og að leggja sig fram og æfa sig í að vinna verkefni á settum tíma eða jafnvel á undan settum tíma. Góð og einföld æfing til að sigrast á frestunaráráttu er til dæmis að hætta að „snúsa“ á vekjaraklukkunni á morgnana.
Takast á við streitu af yfirvegun og jákvæðni
Streita á það til að skapast þegar við ætlum okkur meiri vinnu en við höfum tök á að klára. Við það þreytumst við og streitan tekur völd. Það er engin ein leið sem hjálpar öllum að vinna á streitu en margir þættir hafa óneitanlega góð áhrif. Þar má nefna til dæmis: hreyfingu, öndun, hugleiðslu, sinna áhugamálum, hlusta á tónlist eða hlaðvarp og samvera með vinum eða fjölskyldu. Hér er lykilatriði að finna út hvað það er sem virkar á hvern og einn. Að takast á við erfið verkefni með jákvæðni er einnig vænlegra til árangurs.
Byrja daginn snemma
Góð regla er að byrja daginn snemma og vakna 30-60 mínútum fyrr en maður gerir vanalega og gefa sér þannig tíma til þess að eiga rólega stund og skipuleggja verkefni fyrir komandi dag, hreyfa sig og jafnvel hugleiða. Með því er auðveldara að vera skapandi, skýr og vita vel hvaða verkefni eru fyrir stafni þann daginn og þar með frekar ljúka þeim tímanlega. Einnig er mjög áhrifaríkt að mæta á réttum tíma í þau verkefni sem bíða manns og þannig bera virðingu fyrir sínum tíma sem og annarra.
Hvíld
Ekki er nógu oft minnst á það hversu mikilvæg hvíld er fyrir einstaklinga. Bæði þá að ná inn áætluðum svefni á sólarhring sem og stuttar pásur frá verkefnum yfir daginn. Gott getur verið að hafa skipulagðar pásur og vinna eftir þeim. Til dæmis að ákveða að klára eitthvað verkefni og taka síðan 15 mínútna pásu til afþreyingar, hreyfingar, hugleiðslu eða aðra umbun. Ef við vitum að pása er í vændum erum við líklegri til að áorka meiru með þá hvatningu að leiðarljósi.
Þegar öllu er á botninn hvolft er mikilvægt að þekkja sjálfan sig og hversu mikinn tíma er ráðlegt að áætla í ólík verkefni hverju sinni. Hér er það æfingin sem skapar meistarann. Þegar við höfum yfirsýn yfir öll þau verkefni sem við þurfum að takast á við erum við líklegri til að koma meiru í verk og þar af leiðandi skila af okkur meiri ávinningi. Einnig er mikilvægt að við séum meðvituð um að það er ekki bannað að segja nei eða hafna verkefnum ef það lítur út fyrir að þau komi til með að skapa hjá okkur streitu og vanlíðan. Góð tímastjórnun krefst þess að reglulega, jafnvel daglega, sé tekinn tími fyrir skipulag og forgangsröðun og eins og áður kom fram, þá er ekki verra að hafa skipulagið sjónrænt. Mikilvægur þáttur þegar kemur að tímastjórnun er að gefa okkur tíma til þess að einbeita okkur að þeim málum sem skipta okkur hvað mestu máli, sem dæmi samvera með fjölskyldu og vinum, hvíld, hreyfing og önnur áhugamál. Tíminn okkar er dýrmætur og því árangursríkt að nýta hann sem allra best.
Til frekari fróðleiks fengum við innsýn í það hvernig Ingó kírópraktor nýtir sér góða tímastjórnun:
Ég er mikill áhugamaður um tímastjórnun og finnst það hjálpa mér að fá sem mest út úr hverjum degi. Í gegnum árin hef ég lært betur að forgangsraða verkefnunum mínum og þegar forgangsröðunin breytist þá breytist tímastjórnunin líka. Til dæmis æfði ég áður fyrr alltaf klukkan 18:00, eftir að ég hætti að meðhöndla en í dag æfi ég alltaf á morgnana. Ég æfi alla virka daga klukkan 06:00, það hentar mér betur að æfa snemma dags en það gæti svo breyst aftur seinna á ævinni, hver veit. Ég vakna virka daga klukkan 05:15, drekk vatnsglas, oft með sítrónusafa og fer yfir verkefnin sem ég hef sett mér þann daginn.
Svefn
Ég hef fundið að ef ég næ 7 klukkustunda svefni á nóttu þá er ég best á mig kominn líkamlega og andlega. Ég get komist af með 6,5 klukkustund en ekki í langan tíma. Til þess að dagurinn hjá mér verði sem bestur, að ég geti vaknað snemma og haft nóga orku, þá þarf ég að sofna snemma. Ég fer flest kvöld upp í rúm um 22:00 leytið og miða við að vera sofnaður um 22:15. Ég hef stundum verið spurður hvort þetta sé ekki bara mikill viljastyrkur en í mínum huga hefur þetta mjög lítið með viljastyrk að gera. Þeir eru þó nokkrir í kringum mig sem eru með sömu ávana og þeir byggja þetta allt á rútínu. Það er í raun mun auðveldara að gera þetta 5 sinnum í viku en 3 sinnum í viku vegna þess að þá eru allir dagarnir eins og maður þarf ekki að berjast við sjálfan sig að fara frammúr þegar maður er þreyttur, það er bara einn valmöguleiki. Um helgar reyni ég samt að vaka aðeins lengur með fjölskyldunni og sofa lengur.
Forgangsröðun verkefna
Ég nota aðallega 2 aðferðir við að forgangsraða verkefnunum mínum. Síðustu 10 ár hef ég haft það að vana að gera lista yfir þá hluti sem ég vil gera yfir árið. Fyrstu árin var þessi listi um 20-30 atriði sem ég kláraði jafnt og þétt en með árunum hefur hann vaxið og er oftast nær um 80 atriði í upphafi árs. Augljóslega eru þessi „markmið“ misstór og taka mislangan tíma að klára. Þau eru líka misjöfn eins og þau eru mörg, allt frá fjölskyldu og afþreyingu yfir í hlaupavegalengdir og góðgerðamál. Ég passa mig bara á að setja þau alltaf í sömu bókina og að lesa þau yfir reglulega svo að ég gleymi engu. Ég hélt lengi að á meðan ég hefði þetta allt í höfðinu þá myndi ég áorka því en svo var mér kennt að ef ég setti þennan lista ekki niður á blað þá væri líklegra að fæstir þessir hlutir myndu klárast. Að mínu mati er það með betri ákvörðunum sem ég hef tileinkað mér. Hin aðferðin sem ég hef notast við er að setja öll skammtíma markmið í „reminder“ í símanum og láta tæknina minna mig á hvenær ég þarf að klára ákveðin verkefni. Þetta er ekki gallalaust kerfi og ég hef átt það til að klára hluti of fljótt sem ég hefði mátt gera hægar og skipuleggja betur. Ég trúi því samt að það sé betra að byrja og klára en að bíða og fresta. Ef ég næ að klára um 70% af verkefnunum sem ég set mér fyrir hvert ár þá er ég ánægður og það sem ég næ ekki að klára það færist bara yfir á næsta ár. Svo vona ég bara að það verði mörg ár í viðbót til þess að gera allt sem mig langar til og dettur í hug.
Í greinina var notast við heimildir af heimasíðum Life Hack og Mind Tools.
