Góð verkefnastjórnun - svona klárar þú verkefnin í stað þess að fresta þeim

Oft á tíðum þurfum við að takast á við fjölmörg verkefni samtímis sem getur leitt til þess að við upplifum þau yfirþyrmandi og komum okkur ekki af stað í að klára þau. Hvort sem það eru verkefni í okkar persónulegu lífi, í vinnu, skóla eða á öðrum vettvöngum, þá gjarnan leitum við að afsökunum fyrir því að einhendast í verkefnin og ljúka þeim af. Afsakanirnar geta verið af ýmsum toga, til dæmis að ekki sé nægur tími, að við vitum ekki hvar á að byrja, að við höfum of mikið að gera og svo framvegis. Fyrir vikið frestum við nauðsynlegum aðgerðum gagnvart verkefnunum þar til við erum komin í algjöra tímaþröng með tilheyrandi kvíða og streitu.

Í nýlegri grein eftir Dr. Travis Bradberry, metsöluhöfund og stofnanda TalentSmart, fer hann yfir fimm algengustu afsakanirnar sem við notum gjarnan til þess að fresta verkefnum. Þar ræðir hann einnig lausnir við umræddri frestunaráráttu margra okkar og hvernig við getum látið verkin tala, jafnvel þó við upplifum vanmátt gagnvart verkefnunum.

1.      Þú veist ekki hvar skal byrja

Öll höfum við verið á þeim stað að vita ekki hvar skal byrja á öllum þeim verkefnum sem þarf að ljúka. Hins vegar er staðreyndin sú að það skiptir í mörgum tilfellum ekki máli hvar þú byrjar, heldur einfaldlega að þú yfir höfuð byrjar!

Samkvæmt Dr. Bradberry er ekki skynsamlegt að eyða tíma í að einblína á hversu erfitt og yfirþyrmandi viðkomandi verkefni er. Hans ráð er að líta ekki á verkefnið sem eina heild heldur smærri verkefni sem þarf að ljúka. Þannig brýtur þú niður eitt stórt verkefni í smærri hluta og hægt og rólega klárar þú hvern hluta fyrir sig. Fyrr en varir verður verkefninu í heild sinni lokið.

2.      Þú lætur áreiti hafa áhrif á framtakssemi þína gagnvart verkefninu

Þegar við stöndum frammi fyrir erfiðu eða leiðinlegu verkefni sem við höfum lítinn áhuga á að sinna, er gjarnan auðveldara að stjórnast af örðu áreiti, til dæmis símanum, tölvupóstinum, fréttamiðlum, samfélagsmiðlum o.s.fr.

Sannleikurinn er hins vegar sá að það að hafa mikið að gera er ekki það sama og að vera afkastamikill.

Góð verkefnastýring er nauðsynleg þegar kemur að forgangsröðun verkefna og því getur verið gott að staldra við og hugsa hvað mun gerast ef við höldum áfram að klára smærri verkefnin en látum stærri verkefnin stija á hakanum. Áreiti frá smærri verkefnum lætur okkur gjarnan gleyma neikvæðum afleiðingum þess að klára ekki stærri verkefnin. Því mælir Bradberry með að þú íhugir vel afleiðingar þess að fresta stærri verkefnunum á kostnað smærri verkefna og annars áreitis.

3.      Verkefnið er of einfalt

Þegar okkur þykja verkefni einföld og auðleysanleg eigum við það til að fresta þeim. Þegar við loks einhendumst svo í að klára verkefnið er tíminn e.t.v. orðinn knappur og við einfaldlega föllum á tíma.

Besta leiðin til þess að koma í veg fyrir slíkt er að þú lítir á heildarmyndina og með hvaða hætti þetta tiltekna verkefni hefur áhrif á hana. Sem dæmi, þér gæti þótt einhver auðveld tölvuvinna nokkuð þreytandi en hún gæti eftir sem áður verið nauðsynleg fyrir afkomu fyrirtækisins sem þú starfar fyrir.

4.      Þér einfaldlega líkar ekki verkefnið

Þetta er ein erfiðasta áskorunin að yfirstíga. Það getur sannarlega verið krefjandi að byrja á verkefni sem þú einfaldlega þolir ekki að sinna. Því miður er engin góð leið til þess að fá áhuga á verkefnum sem höfða engan vegin til þín.

Hins vegar er hægt að yfirstíga þessar áskoranir, samkvæmt Bradberry, með einfaldri reglu; Í stað þess að bíða með að klára þessi hvimleiðu verkefni, hafðu það þá fyrir reglu að þú færð ekki að snerta á neinum verkefnum fyrr en þú hefur lokið því leiðinlegasta. Þannig tryggir þú að þú hafir næga orku til þess að yfirstíga leiðinlegustu verkefnin, til dæmis í byrjun dags. Þá mælir hann einnig með því að þú takist á við verkefnið með núvitund í huga, sem hjálpar þér í gegnum leiðindin sem verkefninu fylgja.

5.      Þú telur þig ekki hafa hæfileikana sem þarf til þess að klára verkefnið

Hér er um að ræða hugrenningartengsl og hugsana ferli sem tryggja það að þér mistakist. Þú setur verkefni á ís vegna þess að þú kemst ekki yfir þá hugsun að þér muni mistakast. Hvað mun gerast ef mér mistekst? Hvernig mun ég takast á við þetta? Mun ég missa vinnuna?

Þetta ferli getur leitt þig á þann stað að besta lausnin til þess að komast hjá því að mistakast er að sleppa því að sinna verkefninu. Er það besta lausnin? – Nei! Að slá verkefni á frest er í sjálfu sér misbrestur og kemur í veg fyrir að þú getir raunverulega sýnt hvað í þér býr, þína stórkostlegu hæfileika og getu.

Eina leiðin til þess að yfirstíga óttan við að mistakast er að hafa trú á sjálfum okkur. Við þurfum að sjá fyrir okkur jákvæðar afleiðingar þess að ráðast í verkefnið og þannig breyta hugusum okkar, frá ótta við að mistakast yfir í vissuna að árangur náist. Við þurfum að ráðast í verkefnin, vitandi það að við munum ná markmiðum okkar og ljúka verkefninu með stæl. Kæfðu óttan í fæðingu og hafðu trú á sjálfum þér.